Sõidupäevik (alates 1.9.2014)


1. septembrist jõustunud seadusemuudatuse kohaselt tuleb töötajale isikliku sõiduauto kasutamise eest hüvitist makstes nõuda igal juhul korrektset sõiduarvestuse pidamist.


Üsna tihti tuleb ette, et töötajal tuleb teha töösõit oma isikliku sõiduautoga. Kui selliseid sõite on vähe või need on lühikesed, on paljud tööandjad pidanud tarbetuks nõuda sõidupäeviku pidamist ning on hüvitanud töötajatele isikliku sõiduautoga tehtud töösõidud kindla summaga – 64 eurot kuus. Kuni 31. augustini oli selline võimalus ette nähtud ka tulumaksuseaduses, ilma et tööandja peaks selliselt hüvitiselt tasuma erisoodustusega kaasnevaid makse. Nüüd enam nii ei saa.


1. septembrist jõustunud seadusemuudatuse kohaselt tõsteti küll maksuvaba hüvitise piirmäär senise 256 euro asemel 335 euroni, kuid nüüd tuleb sõltumata summast töötajale isikliku sõiduauto kasutamise eest hüvitist makstes nõuda igal juhul korrektset sõiduarvestuse pidamist, kui ei taheta tasuda hüvitatava summa pealt erisoodustusega kaasnevaid makse. Paljudel tööandjatel tekib siinkohal küsimus, mida selline muudatus tegelikult ettevõtte või asutuse paberimajandusse ja raamatupidamisse kaasa toob?


Tööandja edasised valikud
Olenevalt sellest, kas seni tasuti töötajatele maksuvaba hüvitist varjatud palgalisana või hüvitati sellega toimunud kulusid, on tööandjal valikuid kaks:
1) tõsta töötajate palka seni makstud hüvitise suuruse võrra;
2) jätta töötajate palk samaks, kuid vormistada vajalik korraldus hüvitiste maksmiseks ning nõuda töötajatelt korrektsete sõidupäevikute pidamist, et jätkata hüvitiste maksuvabalt tasumist.

Esimene valik toob kaasa tööandjale suurema personalikulu ning mõningatel juhtudel ebamõistliku halduskoormuse kõigi seni hüvitist saanud töötajate töölepingute muutmise näol.


Teine võimalus on tööandja seisukohast majanduslikult otstarbekam, kuid toob endaga kaasa suurema halduskoormuse. Tuleb välja töötada sõidupäeviku vorm, paluda kõigil töötajatel, kellel on vaja teha isikliku sõiduautoga töösõite, pidada päevikut, teha kellegi ülesandeks päevikute pidamise kontrollimine ning kokku kogumine, et lisada need igale tehtavale korraldusele (või käskkirjale), millega töötajatele hüvitist määratakse.


Nõuded korrektsele arvestusele ja hüvitiste määramisele
Selleks, et ka edaspidi maksuvabalt hüvitada oma töötajatele isikliku sõiduautodega tehtud sõitude kulu, olenemata kulu suurusest, tuleb tööandjal kehtestada kord, mille kohaselt kõik säärast hüvitist saavad isikud on kohustatud pidama sõidupäevikut.
Vabariigi Valitsuse 14.07.2006. a määruse nr 164  kohaselt tuleb maksuvaba hüvitise maksmiseks vormistada tööandja kirjalik otsus, käskkiri või korraldus, milles näidatakse hüvitist saava isiku ees- ja perekonnanimi ning sõidu kuupäev või periood, mille jooksul tehtud sõitude kulusid hüvitatakse. 

Tööandjal tuleb iga kord enne hüvitise väljamaksmist esmalt vormistada sellekohased korraldused. Selleks et korralduste vormistamine ei muutuks ülemäära koormavaks, on mõistlik vormistada iga kuu kõikide isikliku sõiduauto kasutamise eest määravate hüvitiste kohta üks korraldus, kuhu on märgitud kõikide sel kuul hüvitist saavate töötajate vajalikud andmed. 

Hüvitise määramise korralduse vormistamise nõue kehtis muidugi ka enne, ent alates 1. Septembrist on kohustuslik lisada korrektselt vormistatud ja täidetud sõidupäevikud. 

Nimetatud määrus sätestab ka andmed, mida kindlasti sõidupäevik peab sisaldama:
* autot kasutava isiku ees- ja perekonnanimi;
* auto registrinumber;
* läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit iga töösõidu korral;
* sõidu kuupäev;
* sõidu eesmärk.

Paljud kasutavad sõidupäevikute raamatuid, mille säilitamine on kohustuslik nagunii, kuid nüüd tuleb hakata tegema ka koopiaid iga korralduse juurde. Samas, selleks, et oleks tagatud süsteemi läbipaistvus ning hiljem maksurevidendil või (sise)audiitoril ettevõtte kulusid kontrollides ei tekiks kahtlust hüvitiste õigustatuses, tasub selgitada töötajatele sõidupäeviku korrektselt täitmise vajalikkust.


Levinumad vead ja puudused
Hüvitise määramise korraldus puudub. Kuigi korralduse või käskkirja vormistamise nõue kehtis ka eelmise seaduse puhul, esineb juhtumeid, kus vajalikud korraldused on vormistamata. 

Sõidu eesmärk ei ole selgelt märgitud. Väga levinud on, et sõidu eesmärgiks kirjutatakse lihtsalt “ametisõit“ või märgitakse näiteks Tallinn–Pärnu–Tallinn. Sellised märgistused tekitavad aga (sise)audiitoris kahtlust, kas sõidud on ikka tegelikult toimunud või kas tegemist oli ametisõiduga. Seetõttu on soovitatav sõidu eesmärk võimalikult täpselt sõnastada.

Märgitakse läbitud kilomeetrid, mitte auto läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit. Võib ju tunduda, et tegelikult ei ole vahet, kas märkida päevikusse läbitud kilomeetrid või auto läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit, kuid lisaks sellele, et nii märgistades eksitakse määruses toodud nõude vastu, ei ole sel viisil ka tagatud kõige õigema ja läbipaistvama info edastamine. 

Märgitud läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit on läbinähtavalt n-ö pandud klappima. Levinud on ka sellised juhtumid, kus sõidupäevikuid täidetakse täpselt nii nagu peab, kuid märgitud läbisõidu näidud ei vasta ilmselt tõele. Näiteks märgitakse sõidupäevikusse viis töösõitu kuus ning läbisõidumõõdiku näidud jooksevad täpselt järjest. See tähendab, et ülejäänud kuu ei sõideta autoga isiklikke sõite üldse. See võibki nii olla, kui peres on mitu autot või isiklikeks sõitudeks polegi vajadust, kuid kui sama isik esitab selliseid aruandeid igal kuul, tekitab see paratamatult küsimuse, kas sõidupäevikus toodud andmed vastavad tõele.



Allikas: raamatupidaja.ee